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私はバーチャルオフィスをこれまでに4社契約してきましたが、使ってみて初めて分かったことがあります。
郵便物到着通知は必要、到着内容はマイページ上で確認できるのがベストです。
この結論に至った理由があり、バーチャルオフィス契約前に知っておいて損はないと思います。
実際にバーチャルオフィスを活用して得た知見から、郵便物の受け取り・転送サービスを選ぶ際の重要なポイントを解説します。
執筆者：ブイラボ室長いろは
バーチャルオフィス契約4つ目、400店以上のデータを元にバーチャルオフィスを分析。現在ワンストップビジネスセンターを利用中。
宅地建物取引士、不動産大家業、リフォーム業、管理業、仲介業を経験し、様々な角度からバーチャルオフィスを比較検証。
※最新の情報は必ず公式サイトで確認をお願いします
郵便物の受け取り・転送サービスが充実
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バーチャルオフィス利用中に必須だと感じるサービス
バーチャルオフィス利用中に、ストレスの原因となりやすいのが郵便物の受け取り・転送サービスです。
「個人事業主だし、郵便物は少ないからとりあえず転送してもらえたらいいだろう」くらいの気持ちで契約すると、後で後悔する可能性があります。
盲点その1｜郵便物の転送頻度が少ないと不便
バーチャルオフィスによっては、郵便物の転送頻度が少ない分、安い価格で利用できるプランがあります。
例えば、転送頻度を週1回→月1回に減らしたプランです。
郵便でのやりとりが少ない個人事業主などは、転送頻度が少なく安いプランを選択することを推奨されることが多いのですが、私はおすすめしません。
長いと手元に届くまで1か月、本当に待てるのか？
私も実際に月1回転送プランを利用したところ、「1か月待ってから開封するのって、大丈夫なのか？」と感じました。
請求書など期日があるもの、中身を確認して返事をする書類だった場合、1か月放置するには、少々リスクがあると思います。
結局割高になる可能性がある
バーチャルオフィスによっては、月1回の定期転送日を待たずに最短で転送する「即時転送サービス」があります。
この即時転送サービスは手数料と送料がかかり、1回の転送で1,000円前後の費用がかかります。
即時転送後にまた郵便物が届くと、再度即時転送を依頼するのかも迷います。
せっかく安いプランを選んでも、結局割高な転送費用を払うことになる可能性があります。
盲点その2｜郵便物詳細確認サービスは必要
バーチャルオフィス選びで意外と重要なのが、届いた郵便物の詳細確認サービスです。
このサービスがないと、手元に届いて初めて郵便物の詳細が分かることになります。
自分宛ての郵便物がバーチャルオフィスに保管されているのか、転送済みなのか、どこにあるか分からないとなると、取引先にも迷惑がかかる可能性があります。
盲点その3｜細かい費用がかかると確認に手間がかかる
バーチャルオフィスでよくあるのが、基本料金は安く、サービスを利用するごとに課金されるパターンです。
サインが必要な郵便物（レターパックなど）の受け取り、来店受け取り手数料、書留等は別途転送料金がかかる
もちろん請求額に不正はないと分かっていても、どれだけの費用がかかったのかを確認をする手間が発生します。
また、郵便物の転送費用を前もって預ける仕組み（デポジット）の場合は、先に入金しておく必要があります。
郵便物の確認方法にはパターンがある
バーチャルオフィスに届いた郵便物の確認方法は、LINEで確認とマイページ上で確認の2パターンあります。
実は、働き方によっておすすめな確認方法が異なります。
パターン1｜LINEで確認
LINEで確認のメリット
LINEで通知が入るため見逃しにくい。
スマホ上で転送指示などできる。
LINEで確認のデメリット
LINEを登録した人以外は通知の確認や転送指示ができない。
また、届いた郵便物の確認がしづらい。
LINEで確認がおすすめな人
郵便物が少なく、1人で事業を進めている人。
パターン２｜マイページ上で確認
マイページ上で確認のメリット
パソコン上で確認ができるため、届いている郵便物を一覧で確認できる。
ログイン情報をシェアすれば誰でも郵便物の確認・転送指示ができる。
マイページ上で確認のデメリット
マイページにログインする手間がかかる。
マイページ上で確認がおすすめな人
複数人で郵便物の確認をしたい人。
郵便でのやりとりが多い人。
おすすめな郵便物詳細の確認方法
個人的には、マイページ上での確認が便利だと感じています。
LINE上だと、郵便物が少なければ問題ないのですが、数が増えると確認や転送指示がしにくいと思います。
郵便物で悩まない、おすすめバーチャルオフィス
私が思う、バーチャルオフィス利用中に必要だと思うサービスがこちら。
- 郵便物の到着通知
- 届いた郵便物の詳細確認
- 細かいサービスで課金されない
- 即時転送
これらを考慮したおすすめバーチャルオフィスが、ワンストップビジネスセンターです。
郵便物が届けばメール通知が入り、マイページ上で確認ができます。
週1回の頻度で郵便物が転送されるため、即時転送を依頼しなくても1週間ほどで手元に届きます。
基本料金に転送費用が含まれるため、一般的な封筒に入った郵便物なら無料で転送されます。
詳細な郵便物の受け取り・転送サービスについてはレポート記事があるのでご活用ください。
【体験レポート】ワンストップビジネスセンターの郵便物受け取り・転送サービスはここがすごい！他社との違いを徹底調査
価格だけで判断をしない
バーチャルオフィスは価格競争が激化し、今では月300円以下で利用できるものもあります。
しかし、便利な郵便物到着通知やマイページでの確認機能には、人件費やシステム導入費がかかるため、格安バーチャルオフィスでは非対応というケースがほとんどです。
安いプランには理由があり、不便さを感じるリスクを考えながら選択する必要があります。
私のバーチャルオフィスを利用して気づいた盲点が、後悔のないバーチャルオフィス選びの参考になれば幸いです。
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