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個人事業主が名刺やWebサイトに事業者情報を記載する時に、自宅住所を書くことにためらいを感じる方は多いです。
そこで、住所だけを安くレンタルできるバーチャルオフィスサービスを選んだものの、「郵便物転送サービスを利用するかどうか」という新たな疑問が生じます。
個人事業主として４年以上活動してきた私の実体験から言えるのが、「郵便物転送サービスは利用したほうが良い」ということです。
私はWeb関連サービスなので、普段郵便でのやりとりは一切ありません。
そんな私でも、期限が迫った郵便物が２回届いた経験があります。
「郵便物をみましたか？」といった電話やメール確認もなく、書類をすぐに開封しなければ問題になりうる内容でした。
このコラムでは、個人事業主であってもバーチャルオフィスを利用するなら郵便物転送サービスは利用したほうが良い理由を実例を元に解説します。
- 個人事業主に届く重要な郵便物
- 個人事業主向きバーチャルオフィスの選び方
小規模な個人事業主に届いた郵便物
「書類を開封して血の気が引いた…」
それが、税務署からの書類でした。
過去に2度届いていますが、期限はどちらも２週間以内に指定された書類でした。
実例1：消費税の還付
税務署から届いた初めての書類は、Webサイト開発を外注した際に消費税還付が発生し、その取引内容を念のため確認したいというものでした。
この問い合わせを無視すれば税務署にマイナスな印象を与える可能性が大きいため、すぐに書類をそろえて訪問する旨を伝え、無事調査は終了しました。
実例2：修正申告のミス
私が行った修正申告でミスがあり、再提出について書かれた書類が届きました。
こちらも日付指定で、２週間後までには必ず修正した書類を提出するよう大きく記載されていました。
どちらも、税務署から電話確認やメールが届いたわけでなかったため、開封が送れるほど対応の準備時間がなくなってしまうパターンです。
この後解説しますが、バーチャルオフィスの中でも低価格で提供されることがある「月1回の郵便物転送プラン」の利用には注意が必要です。
「郵便物は届く」可能性は個人事業主なら誰にでもある
当時はバーチャルオフィスを利用していなかったものの、もし開封が遅れて対応が遅くなっていたら、故意に問い合わせを無視したと税務署に誤解される可能性があります。
わたしの場合は2回とも税務署からの郵便物でしたが、ビジネスを進めるうえで郵便物が届く可能性はゼロではありません。
この経験から、個人事業主でバーチャルオフィスを利用するなら、以下のリスクを把握したうえで選択することが必要です。
郵便物の受け取りサービスは必須
小規模な個人事業主であっても、バーチャルオフィスを通して郵便物のやりとりができないのはリスクがあります。
税務署からの郵便物のような不意打ちでなくても、取引先と契約書を交わす機会があるかもしれません。
しかし、バーチャルオフィスによっては、郵便物の受け取りが一切できないプランもあります。
個人事業主であれば、郵便物が受け取り可能なプランを選択することをおすすめします。
郵便物の転送頻度は週1回がベスト
最近のバーチャルオフィスは、郵便物転送頻度が少ない分、低価格で利用できるプランを提供する会社が増えています。
しかし、転送頻度が少ない分、郵便物が手元に届くまで時間がかかるリスクがあります。
- 月1回
- 隔週
- 週1回
- 即時
「2.隔週」の場合でも、郵便物の発送から手元に届くまでに３週間以上かかる可能性があります。
私がおすすめするのは、「3.週1回」です。
「4.即時」、つまり届いた郵便物をすぐに転送するプランは利用料が高いため、個人事業主であれば「3.週1回」がおすすめです。
郵便物到着通知サービスはおすすめ
バーチャルオフィスによっては、届いた郵便物をお知らせする「郵便物到着通知サービス」を提供していることがあります。
なかでも、送り主や郵便物の種類まで通知するサービスはおすすめです。
個人事業主にベストな「バーチャルオフィス1」
個人事業主には「バーチャルオフィス1」がおすすめです。
理由は、低コストで個人事業主にとって丁度いいサービス設計だからです。
- 郵便物転送頻度は週1回
- 郵便物到着通知サービスあり
- 基本料金は月額880円
基本料金は月額880円、郵便物が届いた場合はプラスで郵便物転送費用が発生しますが、転送費用も他社より安く設定されています。
住所レンタルに加えて、万が一郵便物が届いたときの保険のような役割も果たすサービス内容は、個人事業主にはぴったりです。
【利用者が語る】バーチャルオフィス1の口コミ・評判と注意点を丁寧に解説
個人事業主がバーチャルオフィスの「郵便物転送なし」を選択しないほうが良い理由まとめ
個人事業主がバーチャルオフィスを利用する場合であっても、「郵便物転送なしプラン」はおすすめしません。
郵便物が週1回の頻度で転送されるプランがおすすめです。
「何週間も前に送った書類が見られていない」ことは信頼性に影響します。
バーチャルオフィスは個人事業主にとって利用価値のあるサービスです。
リスクもふまえた選択をしましょう。
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